Mantenimiento web: qué pasa cuando se va quién la gestiona?

¿Qué necesita una web para funcionar correctamente?

Cuando pensamos en una página web, a menudo consideramos su diseño, los textos, las imágenes o los formularios. Aun así, para que todo esto funcione de manera eficaz, hay una infraestructura subyacente que no siempre es evidente. Una página web puede depender de:

• • Un dominio.
  • Un servicio de alojamiento o hosting.
  • Un gestor de contenidos como WordPress.
  • Plugins y licencias de terceros.
  • Base de datos.
  • Cuentas de correo vinculados al dominio.
  • Formularios y servicios de envío.
  • Google Analytics y Google Search Console.
  • Copias de seguridad.
  • Certificados SSL.
  • Herramientas externas y integraciones.
  • Sistemas de mantenimiento y actualización.

El visitante casi no percibe nada de esto; simplemente accede al sitio web y espera que funcione sin problemas. Aun así, si nadie conoce la configuración de esta infraestructura, cualquier incidencia puede acontecer un problema mucho más grande del que aparentaba inicialmente.

Gestión de los accesos y contraseñas de la web

La frase de “La contraseña la tenía aquella persona” puede parecer trivial, pero es un indicio que las cosas no están muy estructuradas. Una empresa tendría que saber quién tiene acceso a los servicios principales relacionados con su web y, fundamentalmente, tendría que tener la capacidad de recuperar estos accesos si una persona deja de gestionarlos. Esto incluye, como mínimo:

• • El dominio.
  • El hosting.
  • El gestor de contenidos.
  • Las cuentas de administración.
  • Las herramientas de analítica.
  • Los servicios relacionados con el correo.
  • Las licencias de plugins u otras herramientas.

No se trata que todo el mundo pueda acceder a todo, sino que cada persona disponga solo de los permisos necesarios, asegurándose sobre todo que la empresa mantenga el control de sus recursos.

¿Dominio web: quién lo gestiona y quien es el titular?

El dominio es uno de los elementos más importantes de cualquier página web. Es la dirección que los clientes utilizan para acceder a la empresa y a menudo está conectada a las cuentas de correo electrónico corporativos. ¿Pero, quién es el propietario? ¿Donde está registrado? ¿Quién tiene capacidad para gestionarlo? Cuando se hace la renovación?

Si solo una persona a la empresa tiene esta información, esta puede enfrentarse a dificultades en situaciones tan simples como modificar una configuración, renovarlo o trasladarlo a otro proveedor. Esto destaca una diferencia importante: saber cuál es el dominio no equivale a saber quién tiene el control.

Hosting web: ¿qué hay que tener controlado?

El mismo sucede con el alojamiento. Conocer que la página web está en un servidor no tiene mucha utilidad si nadie sabe cuál es el proveedor que lo gestiona, qué plan se ha contratado, como se puede acceder a él o que incluye este servicio. El alojamiento puede influir en aspectos tan importantes como:

• • El rendimiento de la web.
  • Las copias de seguridad.
  • La gestión del correo.
  • Los certificados de seguridad.
  • Las versiones de PHP.
  • La capacidad disponible.
  • La respuesta ante una incidencia.

Cuando se presenta un problema, tener esta información puede suponer solucionarlo con agilidad.

WordPress y plugins: qué pasa cuando nadie sabe cómo están configurados?

En las webs creadas con WordPress, es muy común utilizar *plugins para añadir funcionalidades variadas como formularios, tiendas en línea, sistemas de reservas, filtros personalizados, herramientas de SEO, medidas de seguridad, y otras muchas opciones que ofrecen posibilidades infinitas. Sin embargo, a lo largo del tiempo, puede ser que nuestro sitio web acumule tantos plugins que incluso olvidamos por qué les instalamos originalmente. Esto puede llevar a otro problema: el hecho que una funcionalidad clave dependa de una herramienta configurada únicamente por la persona que la puso en marcha en su momento.

Antes de tomar la decisión de hacer una actualización, eliminar o sustituir un plugin, es esencial conocer exactamente su función y de qué otros elementos depende. Una aparentemente simple modificación puede tener repercusiones inesperadas en otras partes de la web. Por eso, gestionar bien los plugins no se trata solo de mantenerlos en el día, sino de detectar cuáles son esenciales, qué rol juegan y por qué son una parte fundamental de nuestro sitio web.

Formularios web: qué pasa con las solicitudes de los clientes?

Un formulario de contacto puede parecer una función muy simple: el usuario introduce sus datos, hace clic a “Enviar” y la empresa recibe el mensaje. ¿Pero, que sucede exactamente después? ¿A qué dirección se envía? ¿Hay varios destinatarios? ¿Se guarda en algún sistema? ¿Se envía una copia automática? ¿Qué pasa si el correo no llega? Si nadie entiende bien esta configuración, una incidencia en un formulario puede pasar desapercibida durante días. Y esto tiene una consecuencia mucho más grave que un simple error técnico: un cliente potencial puede estar intentando contactar con la empresa sin que nadie reciba su mensaje.

Analítica, Search Console y otras herramientas

Es frecuente que una empresa disponga de herramientas de Google u otras plataformas configuradas, pero solo una persona sabe cómo acceder. Google Analytics puede revelar el comportamiento de los usuarios, mientras que Search Console permite consultar información sobre la visibilidad del sitio web a los resultados de Google. Otras herramientas pueden gestionar formularios, envíos, rendimiento o servicios externos. No es imprescindible que todo el equipo tenga conocimiento detallado de estas plataformas, pero es recomendable saber qué herramientas se utilizan, para que sirven y quienes es el responsable. Una herramienta disponible pero mal gestionada es casi tan inútil como una que no existe.

¿Qué pasa si la web deja de funcionar?

Posiblemente, esta es la cuestión más valiosa que una empresa puede plantearse. No preguntes «quién creó la web?», sino: ¿Qué pasaría mañana si nuestra web dejara de funcionar? ¿Quién se pondría en contacto con el proveedor? ¿Quién tiene los datos de acceso? ¿Contamos con una copia de seguridad? ¿Cuándo se hizo la última? ¿Quién está capacitado para restaurarla? Conocemos qué servicios externos están conectados? ¿Y, quizás el más importante, alguien más aparte del responsable habitual sabe todo esto?

Si la respuesta a estas cuestiones es que «solo lo sabe la persona que gestiona la web», puede ser el momento idóneo para revisar esta dependencia.

¿Documentación y mantenimiento de la web: qué hay que tener controlado?

No es necesario escribir un manual de 200 páginas para gestionar bien un sitio web. Aun así, sí que es aconsejable documentar la información esencial:

• • Dominios (Proveedor, titular, fecha de renovación, y acceso de gestión).
  • Hosting (Proveedor, plan contratado, acceso, e información sobre copias de seguridad).
  • Web (CMS utilizado, usuarios administradores, tema, plugins principales, y licencias).
  • Servicios asociados (Correo, formularios, Google Analytics, Search Consuelo, y otras herramientas o integraciones)
  • Mantenimiento (Quien realiza las actualizaciones, periodicidad, sistema de copias, y procedimiento ante una incidencia)

Esta documentación es útil no solo cuando alguien se va. También facilita el cambio de proveedor, la renovación de servicios, una migración o simplemente la resolución de una incidencia.

¿Por qué una empresa no tendría que depender de una sola persona para gestionar la web?

Este es el aspecto fundamental. Que una persona gestione una página web es del todo normal. El problema surge cuando el conocimiento imprescindible para su mantenimiento está concentrado en una sola persona. Una empresa tendría que ser capaz de cambiar de trabajador, de proveedor o de servicio sin perder el control de su infraestructura digital. Esto no implica que todo el mundo tenga que tener conocimientos de programación, configuración de servidores o gestión de WordPress. Se trata de tener claro qué se posee, donde se encuentra, quién lo administra y como recuperar el control si fuera necesario.

Revisar la gestión de la web antes de que aparezca un problema

Las páginas web no suelen fallar porque un día, de repente, todo se pierde. Los problemas generalmente empiezan mucho antes: un acceso que nadie ha actualizado, una licencia vinculada a un correo antiguo, un dominio que solo administra una persona, una copia de seguridad que nadie ha verificado o una configuración olvidada. Así pues, revisar periódicamente la infraestructura de una web es también una manera de mantenerla.

Maria Lorente Vilà
Tepsis – Diseño y comunicación