Manteniment web: què passa quan marxa qui la gestiona?

Què necessita una web per funcionar correctament?

Quan pensem en una pàgina web, sovint considerem el seu disseny, els textos, les imatges o els formularis. Tanmateix, per tal que tot això funcioni de manera eficaç, hi ha una infraestructura subjacent que no sempre és evident. Una pàgina web pot dependre de:

• • Un domini.
  • Un servei d’allotjament o hosting.
  • Un gestor de continguts com WordPress.
  • Plugins i llicències de tercers.
  • Bases de dades.
  • Comptes de correu vinculats al domini.
  • Formularis i serveis d’enviament.
  • Google Analytics i Google Search Console.
  • Còpies de seguretat.
  • Certificats SSL.
  • Eines externes i integracions.
  • Sistemes de manteniment i actualització.

El visitant gairebé no percep res d’això; simplement accedeix al lloc web i espera que funcioni sense problemes. Tanmateix, si ningú coneix la configuració d’aquesta infraestructura, qualsevol incidència pot esdevenir un problema molt més gran del que aparentava inicialment.

Gestió dels accessos i contrasenyes de la web

La frase de “La contrasenya la tenia aquella persona” pot semblar trivial, però és un indici que les coses no estan ben estructurades. Una empresa hauria de saber qui té accés als serveis principals relacionats amb la seva web i, fonamentalment, hauria de tenir la capacitat de recuperar aquests accessos si una persona deixa de gestionar-los. Això inclou, com a mínim:

• • El domini.
  • El hosting.
  • El gestor de continguts.
  • Els comptes d’administració.
  • Les eines d’analítica.
  • Els serveis relacionats amb el correu.
  • Les llicències de plugins o altres eines.

No es tracta que tothom pugui accedir a tot, sinó que cada persona disposi només dels permisos necessaris, assegurant-se sobretot que l’empresa mantingui el control dels seus recursos.

Domini web: qui el gestiona i qui n’és el titular?

El domini és un dels elements més importants de qualsevol pàgina web. És l’adreça que els clients utilitzen per accedir a l’empresa i sovint està connectada als comptes de correu electrònic corporatius. Però, qui n’és el propietari? On està registrat? Qui té capacitat per gestionar-lo? Quan es fa la renovació?

Si només una persona a l’empresa té aquesta informació, aquesta pot enfrontar-se a dificultats en situacions tan simples com modificar una configuració, renovar-lo o traslladar-lo a un altre proveïdor. Això destaca una diferència important: saber quin és el domini no equival a saber qui en té el control.

Hosting web: què cal tenir controlat?

El mateix succeeix amb l’allotjament. Conèixer que la pàgina web està en un servidor no té gaire utilitat si ningú sap quin és el proveïdor que el gestiona, quin pla s’ha contractat, com es pot accedir a ell o què inclou aquest servei. L’allotjament pot influir en aspectes tan importants com:

• • El rendiment de la web.
  • Les còpies de seguretat.
  • La gestió del correu.
  • Els certificats de seguretat.
  • Les versions de PHP.
  • La capacitat disponible.
  • La resposta davant d’una incidència.

Quan es presenta un problema, tenir aquesta informació pot suposar solucionar-ho amb agilitat.

WordPress i plugins: què passa quan ningú sap com estan configurats?

A les webs creades amb WordPress, és molt comú utilitzar plugins per afegir funcionalitats variades com formularis, botigues en línia, sistemes de reserves, filtres personalitzats, eines de SEO, mesures de seguretat, i moltes altres opcions que ofereixen possibilitats infinites. No obstant això, al llarg del temps, pot ser que el nostre lloc web acumuli tants plugins que fins i tot oblidem per què els vam instal·lar originalment. Això pot portar a un altre problema: el fet que una funcionalitat clau depengui d’una eina configurada únicament per la persona que la va posar en marxa en el seu moment.

Abans de prendre la decisió de fer una actualització, eliminar o substituir un plugin, és essencial conèixer exactament la seva funció i de quins altres elements depèn. Una aparentment simple modificació pot tenir repercussions inesperades en altres parts de la web. Per això, gestionar bé els plugins no es tracta només de mantenir-los al dia, sinó de detectar quins són essencials, quin rol juguen i per què són una part fonamental del nostre lloc web.

Formularis web: què passa amb les sol·licituds dels clients?

Un formulari de contacte pot semblar una funció molt simple: l’usuari introdueix les seves dades, fa clic a “Enviar” i l’empresa rep el missatge. Però, què succeeix exactament després? A quina adreça s’envia? Hi ha diversos destinataris? Es guarda en algun sistema? S’envia una còpia automàtica? Què passa si el correu no arriba? Si ningú entén bé aquesta configuració, una incidència en un formulari pot passar desapercebuda durant dies. I això té una conseqüència molt més greu que un simple error tècnic: un client potencial pot estar intentant contactar amb l’empresa sense que ningú rebi el seu missatge.

Analítica, Search Console i altres eines

És freqüent que una empresa disposi d’eines de Google o altres plataformes configurades, però només una persona sap com accedir-hi. Google Analytics pot revelar el comportament dels usuaris, mentre que Search Console permet consultar informació sobre la visibilitat del lloc web als resultats de Google. Altres eines poden gestionar formularis, enviaments, rendiment o serveis externs. No és imprescindible que tot l’equip tingui coneixement detallat d’aquestes plataformes, però és recomanable saber quines eines s’utilitzen, per a què serveixen i qui n’és el responsable. Una eina disponible però mal gestionada és gairebé tan inútil com una que no existeix.

Què passa si la web deixa de funcionar?

Possiblement, aquesta és la qüestió més valuosa que una empresa pot plantejar-se. No preguntis “qui va crear la web?”, sinó: Què passaria demà si la nostra web deixés de funcionar? Qui es posaria en contacte amb el proveïdor? Qui té les dades d’accés? Comptem amb una còpia de seguretat? Quan es va fer l’última? Qui està capacitat per restaurar-la? Coneixem quins serveis externs hi estan connectats? I, potser el més important, algú més a part del responsable habitual sap tot això?

Si la resposta a aquestes qüestions és que “només ho sap la persona que gestiona la web”, pot ser el moment idoni per revisar aquesta dependència.

Documentació i manteniment de la web: què cal tenir controlat?

No és necessari escriure un manual de 200 pàgines per gestionar bé un lloc web. Tanmateix, sí que és aconsellable documentar la informació essencial:

• • Dominis (Proveïdor, titular, data de renovació, i accés de gestió).
  • Hosting (Proveïdor, pla contractat, accés, i informació sobre còpies de seguretat).
  • Web (CMS utilitzat, usuaris administradors, tema, plugins principals, i llicències).
  • Serveis associats (Correu, formularis, Google Analytics, Search Console, i altres eines o integracions)
  • Manteniment (Qui realitza les actualitzacions, periodicitat, sistema de còpies, i procediment davant d’una incidència)

Aquesta documentació és útil no només quan algú se’n va. També facilita el canvi de proveïdor, la renovació de serveis, una migració o simplement la resolució d’una incidència.

Per què una empresa no hauria de dependre d’una sola persona per gestionar la web?

Aquest és l’aspecte fonamental. Que una persona gestioni una pàgina web és del tot normal. El problema sorgeix quan el coneixement imprescindible per al seu manteniment està concentrat en una sola persona. Una empresa hauria de ser capaç de canviar de treballador, de proveïdor o de servei sense perdre el control de la seva infraestructura digital. Això no implica que tothom hagi de tenir coneixements de programació, configuració de servidors o gestió de WordPress. Es tracta de tenir clar què es posseeix, on es troba, qui ho administra i com recuperar-ne el control si fos necessari.

Revisar la gestió de la web abans que aparegui un problema

Les pàgines web no solen fallar perquè un dia, de sobte, tot es perd. Els problemes generalment comencen molt abans: un accés que ningú ha actualitzat, una llicència vinculada a un correu antic, un domini que només administra una persona, una còpia de seguretat que ningú ha verificat o una configuració oblidada. Així doncs, revisar periòdicament la infraestructura d’una web és també una manera de mantenir-la.

Maria Lorente Vilà
Tepsis – Disseny i comunicació