Protección de datos en la web: como evitar los errores

¿Por qué es importante la protección de datos en una web corporativa?

Actualmente, en nuestra sociedad los datos se han convertido en uno de los activos más valiosos. Las empresas las utilizan para gestionar clientes, ofrecer servicios, mejorar procesos o tomar decisiones. Dado que tienen tanto valor, es necesario garantizar que se traten de manera responsable.

El objetivo del RGPD no es impedir que las empresas usen datos personales, sino asegurar que las personas continúen teniendo el control sobre su información. Esto significa que cualquier usuario tiene que poder saber quién recoge sus datos, con qué finalidad se tratan, durando cuánto tiempo se conservarán y qué derechos puede ejercer.

Además del cumplimiento legal, una buena gestión de los datos personales también transmite confianza. Cuando una empresa es transparente sobre cómo trata la información de sus usuarios, refuerza su credibilidad y proyecta una imagen de profesionalidad.

¿Qué datos personales puede recoger una página web?

Cuando se habla de protección de datos, muchas personas piensan solo en el DNI o el número de cuenta bancario, pero también son datos personales:

• • Nombre y apellidos.
  • Dirección de correo electrónico.
  • Número de teléfono.
  • Dirección IP.
  • Fotografías.
  • Localización.
  • Cualquier otra información que permita identificar una persona (directa o indirectamente).

Por este motivo, prácticamente cualquier web corporativa trata datos personales de una manera u otra. La cuestión no es si se recogen datos, sino si se hace de manera transparente, proporcionada y conforme al RGPD.

1. Formularios web y protección de datos: la información que no puede faltar

El formulario de contacto es uno de los elementos más habituales de una página web y, a la vez, uno de los puntos donde se detectan más errores.

Es habitual encontrar formularios que piden el nombre, el correo electrónico o el teléfono sin informar adecuadamente el usuario sobre el tratamiento de sus datos.

Antes de enviar cualquier información, el usuario tendría que conocer, como mínimo:

• • El responsable del tratamiento.
  • Con qué finalidad se recogen los datos.
  • La base jurídica que legitima este tratamiento.
  • Durante cuánto tiempo se conservarán.
  • Cómo puede ejercer sus derechos.
  • Donde encontrar la política de privacidad completa.

No se trata de llenar el formulario de textos legales largos y difíciles de entender, sino de ofrecer una información clara, accesible y transparente.

Desde la experiencia de usuario, esta transparencia también es positiva. Las personas son más propensas a completar un formulario cuando saben exactamente qué pasará con sus datos.

2. ¿La política de privacidad de tu web está actualizada?

Una de las situaciones más habituales es encontrar políticas de privacidad copiadas otros webs o redactadas hace años y que nunca más se han revisado.

Aun así, una empresa evoluciona constantemente y puede incorporar nuevos formularios, herramientas de email marketing, plataformas de análisis, servicios de reserva o integraciones con terceros.

Si la política de privacidad no refleja estos cambios, deja de describir fielmente la realidad del tratamiento de datos. Este documento tendría que explicar de manera clara el que ya se ha mencionado en el punto anterior:

• • Los datos que se recogen.
  • Con qué finalidad.
  • La base jurídica del tratamiento.
  • Durante cuánto de tiempo se conservarán.
  • Si existen comunicaciones o cesiones de datos en terceros.
  • Cómo pueden ejercerse los derechos reconocidos por el RGPD.

Igual que se revisa el contenido o el diseño de una web, también es recomendable revisar periódicamente la documentación relacionada con la protección de datos.

3. Cookies y RGPD: uno de los errores más habituales

Desde la entrada en vigor de la normativa, prácticamente todas las webs incorporan un banner de cookies, pero esto no significa que cumplan la legislación. Uno de los errores más frecuentes es activar las cookies analíticas o publicitarias antes de que el usuario haya dado su consentimiento.

También es habitual encontrar banners que solo ofrecen la opción de aceptarlas, sin poder rechazarlas o configurarlas (o banners de aceptar o rechazar todas, sin la opción de configurar). Por ejemplo, herramientas como Google Analytics, Meta Píxel u otras plataformas de medida y publicidad no tendrían que activarse hasta que el usuario haya expresado su consentimiento.

Las cookies técnicas, necesarias para que la web funcione bien, sí que pueden utilizarse sin autorización previa. En cambio, las cookies analíticas, de personalización o publicitarias requieren el consentimiento del usuario.

Un gestor de consentimiento muy configurado contribuye al cumplimiento del RGPD y transmite una imagen de transparencia y respeto hacia los usuarios.

4. Solo se tienen que pedir los datos imprescindibles

El RGPD establece el principio de minimización de datos, segundos el cual solo se tienen que recoger los datos estrictamente necesarios para lograr la finalidad prevista. Por ejemplo, si un formulario sirve únicamente para que un cliente haga una consulta, probablemente no es necesario preguntar información como el DNI, la fecha de nacimiento u otros datos que no aporten ningún valor a esta gestión.

Los formularios largos o excesivamente intrusivos generan más abandonos y pueden provocar desconfianza. En cambio, preguntar únicamente la información imprescindible simplifica el proceso y facilita la conversión.

La protección de datos y el diseño UX comparten, en este punto, un mismo objetivo: ofrecer una experiencia más sencilla, clara y respetuosa con el usuario.

5. Pensar que la protección de datos acaba cuando se publica la web

Muchas empresas consideran que la protección de datos es una tarea puntual que queda resuelta el día que se publica la página web, pero, ya mencionado en el punto dos: una web está en constante evolución.

Si se añaden nuevos formularios, plugins, herramientas de análisis, plataformas de email marketing, chats en línea o integraciones con otros servicios, cada uno de estos cambios puede comportar nuevos tratamientos de datos personales. Por este motivo, el cumplimiento del RGPD en una web de empresa no es un proceso puntual, sino continuado.

El Reglamento incorpora el principio de responsabilidad proactiva, segundos el cual las organizaciones no solo tienen que cumplir la normativa, sino que también tienen que poder demostrar este cumplimiento. Esto implica revisar periódicamente la documentación, comprobar las herramientas utilizadas y adaptar la web siempre que cambien los tratamientos de datos o la normativa aplicable.

6. Pensar que la protección de datos es solo un trámite legal

Todavía hoy hay quién ve la protección de datos como una obligación administrativa que hay que superar antes de publicar una web, pero la realidad es muy diferente. La manera como una empresa gestiona los datos personales también forma parte de la experiencia que ofrece a sus clientes.

Explicar de forma transparente por qué se preguntan determinadas datos, facilitar el ejercicio de los derechos de los usuarios y recoger únicamente la información necesaria, contribuye a generar confianza y que un visitante decida contactar con una empresa.

En resumen: ¿Qué tiene que tener una página web para cumplir el RGPD?

Independientemente de las necesidades de una empresa, cualquier página web que trate datos personales tendría que revisar, como mínimo:

• • Formularios con la información básica sobre el tratamiento de datos.
  • Política de privacidad actualizada y adaptada a la realidad de la empresa.
  • Gestor de consentimiento de cookies correctamente configurado.
  • Recogida únicamente de los datos imprescindibles.
  • Mecanismos para que los usuarios puedan ejercer sus derechos.
  • Revisión periódica de los tratamientos de datos y de las herramientas utilizadas a la web.

En definitiva, una web corporativa que cumple el RGPD no solo reduce riesgos legales, sino que también refuerza su credibilidad, genera confianza y ofrece una mejor experiencia a los usuarios.

Maria Lorente Vilà
Tepsis – Diseño y comunicación